Mark this as favouriteOFFICE MANAGER CON INGLÉS. CONTRATO SUSTITUCIÓN POR BAJA DE MATERNIDAD

Desde GI GROUP estamos buscando la figura de un/a OFFICE MANAGER para importante agencia global de comunicación que trabaja con marcas y organizaciones líderes, ayudando a sus clientes a evolucionar, promocionar y proteger sus marcas y reputación, ubicada en Madrid Capital

FUNCIONES:

• Garantizar el correcto funcionamiento diario de la oficina, manteniendo un entorno eficiente, ordenado y acogedor.
• Actuar como punto de contacto principal con proveedores, gestión del edificio y servicios externos, asegurando una coordinación eficaz y resolución ágil de incidencias.
• Coordinar con mantenimiento del edificio para asegurar el correcto estado de las instalaciones (aire acondicionado, calefacción, iluminación, parking, etc.).
• Gestionar la operativa de la oficina: suministros, facilities, mantenimiento y servicios generales, anticipando necesidades y optimizando recursos.
• Dar soporte operativo a IT en la gestión de equipos (ordenadores, móviles) y coordinación con proveedores de telecomunicaciones
• Apoyar los procesos de onboarding y offboarding desde una perspectiva logística y operativa, garantizando una experiencia fluida para los empleados.
• Coordinar reuniones internas, visitas de clientes y pequeños eventos de oficina, incluyendo gestión de salas, calendarios, catering y recepción de invitados.
• Gestionar los viajes de empleados (transporte, alojamiento y logística asociada) conforme a las políticas internas y criterios de eficiencia.
• Supervisar las tareas de recepción: atención a visitas, gestión de llamadas y correspondencia, asegurando una imagen profesional de la oficina.
• Colaborar en la organización de eventos internos, apoyando la logística y las iniciativas de engagement.
• Proporcionar soporte administrativo y organizativo a los distintos equipos cuando sea necesario, incluyendo soporte en remoto al equipo de Barcelona.
• Velar por el cumplimiento de estándares de oficina, políticas internas, normativa de prevención y salud laboral.
• Gestionar el presupuesto de oficina (suministros, servicios, viajes), realizando seguimiento de gastos y control de costes.
• Apoyar la logística de comunicación interna (anuncios, coordinación de iniciativas internas, etc.).
• Gestionar correo, paquetería y mensajería.
• Mantener y actualizar procedimientos, documentación y bases de datos de contactos.
• Identificar de forma proactiva mejoras en procesos de oficina y formas de trabajo, contribuyendo a una mejor experiencia de empleado.

REQUISITOS: 

-         Experiencia de 2-3 años de experiencia como Office Manager, Office Coordinator, Office Assistant, recepcionista o rol similar.

-         Nivel alto de inglés (oral y escrito)

-         Perfil altamente proactivo, organizado y orientado al detalle.

-         Buenas habilidades de comunicación e interpersonales.

-         Comodidad trabajando de forma presencial a tiempo completo.

-         Capacidad para gestionar múltiples prioridades con autonomía y sentido común.

-         Actitud positiva, orientación al servicio y al trabajo en equipo

OFRECEMOS:

- Contrato: Temporal por cobertura de baja de maternidad, a través de ETT

- Salario: Según valía

- Horario: de lunes a jueves de 9h a 18:30h (1h comida) y viernes de 9h a 14:30h (julio y agosto intensivo de 9h a 15h)

- Modalidad: 100% presencial. Madrid Capital

INCORPORACIÓN INMEDIATA

Y bien, ¿estás preparad@? Una oportunidad laboral de calidad y un trato personalizado y cercano te están esperando.

¡Inscríbete a la oferta y únete al equipo Gi Group! Te estamos esperando porque #NuestroCompromisoEresTú.

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